Gmailの便利な使い方~アーカイブの薦め~

ほとんど人がメールは、Gmailなのではないかと思います。

私もGmailを使っています。使っている理由は、特にありませんが、他のメールアドレスの送受信もできるのがいいですね。
例えば、いくつも事業をやると、minori@事業名A,minori@事業名B,みたいにメールアドレスを分ける必要があるときがあります。そういうときにワンボタンでログイン&ログアウトをしなくても、こっちのアカウントで送信というようなことができるのがいいですね。

ただ、個人的に使いにくいと思っているのが、スレッド形式。
私は基本的に読んだものは邪魔なので消していきたいのですが、スレッド形式だとどうでもいいやりとりも重要な部分もひとつにまとめられてしまって、なかなか消されない。やりとりがたまると、『ビル・ゲイル(188)』みたいになって、かえって目的のものが見つけにくい。検索してもスレッドで出てくるのでウザい。そもそも、スレッドの意味がわからない。なんかメリットあるの、これ?

◆Gmailのスレッドをやめる方法

と思っていたら、なんとスレッド非表示にできるんですね。
これを知った瞬間、即、スレッド非表示ですよ、邪魔。
やり方は、検索してもらったほうがいいと思いますが、設定のところで選べます。設定読めよって話ですけど。
これで気持ちよく削除できます。

◆アーカイブとゴミ箱の違い

iphoneでGmail見てると、私が一番使う「ゴミ箱に捨てる」コマンドがないんですね。それっぽい動作をすると、「アーカイブ」と表示させる。
アーカイブって何やねんという感じですが、意味を考えるとどうも削除されていない気がする。アーカイブされたものがどこに行くか不明。こういう何の説明もないところが、近年のパソコン業界の大嫌いなところなのですが(MacとかGoogleとか)、検索するとアーカイブしたものが出てきます。したがって、どこかに残っているのですが、それがゴミ箱からひろってきたものなのか、そもそもどこあアーカイブ庫あるのかいまいち不明。

そこで、重い腰をあげて調べてみたら、いろいろなことがわかりました。早く調べろよって話なのですが、そもそも私はこういうの大嫌いなんです。パソコンとか機械とかそういうの嫌いなんです。ネットビジネスやってますけど、ハチマキ巻いて「いらっしゃいませー!!」とか言ってるほうが好きなんです。でも、それじゃあ儲からないしラクもできないから、渋々ネットをやってるわけです。みんなもそうでしょ。お金ほしいだけでしょ。本当は、phpとかhtmlとか大嫌いでしょう。私も嫌いです。儲かったらMacBookAirなんか瓦割に使ってやりますよ。まあ、MacBookAir持ってないんですけど。

で、アーカイブとゴミ箱の違いなんですが、ゴミ箱は入れておいてしばらくすると本当に消えてしまうらしいんですね。ところが、数日は検索すれば表示されたりして、うっかりすててしまっても取り出せるというわけです。これで操作ミスでうっかりゴミ箱にやってしまっても大丈夫というわけです。次にアーカイブというのは、イメージとしては見えなくするみたいな感じだと思うんです。

そもそも、フォルダには[受信トレイ]と[すべてのメール]というのがあって、Gmailを使うときに見えているのは[受信トレイ]なんです。何もしなければ、受信トレイ=すべてのメールなのですが、ゴミ箱に捨てたり、メールを送信したり(いわゆる送信済メール)、アーカイブしたりすると、受信トレイにはないけど、すべてのメールにはあるというメールが出てくるわけだ。

Gmailの唯一のいいところは、検索がGoogleみたいにスピーディーに取り出せるというのがあるので、片っぱしから削除するなら別にgooメールだろうが、hotmailだろうが何だっていいわけです。だからGmailを使うのであれば、できれば残しておきたい。せっかくの大容量(10GB)だし。

そ こ で 、アーカイブです!

まじアーカイブ最強です。

◆アーカイブのイメージ

イメージとしては豪邸に住んでて、Googleさんという名前のスーパー使用人が家の中のことなら全部熟知していて持ってきてくれる。
私は書斎で色々漫画を読んだりバナナ食べたりしてるわけです。バナナの皮は捨てればいいですが、漫画となると、もしかしたらまた読みたくなるわけです。そういうときに、書斎から放り投げてしまうわけです。外ではなく、別の部屋に。こうすることで、私の書斎はきれいに保たれ、私がどこかに放り投げた漫画は、家の中にあるので、優秀な使用人(Googleさん)が「おい、アレ持ってこい!あのー、なんだっけな、『とっても』……」というと、使用人が「とっても」とタイトルのついたものを全部持ってきてくれるわけです。それを見て私は、「あーこれこれ、この漫画だ。『とっても!ラッキーマン』これが読みたかったんだよね」という風に目的のものをヒョイと取り出して、それを読み始めればいいわけだ。バナナの皮みたいな、どう考えても要らないものは、いくら豪邸でもスペースに限度があるから、窓の外にポイと捨てておけば、いいわけだ。それも優秀な使用人がきちんと管理していて、「昨日、食べたガリガリくんだけど、あたりかどうか確認しそびれちゃったなあ」なんて言おうものなら、すぐGoogleくんが捨ててから30日以内であればしっかりと探してきてくれるわけです。すばらしい。

この例え、全然わかりやすくないですね(笑)。
ちょいとぐぐれば、わかりやすく図示されたものがきっとありますので、アーカイブとゴミの違いが知りたい人はそっちを見るといいでしょう。
図を作ってるほど私はまめではありませんし、面倒くさいですし、他の人がやってくれてますから、私はイメージを伝えるにとどめました。

要するに、私が言いたいことは、アーカイブのおかげで、いつでも検索可能でありながら、書斎(受信トレイ)をきれいに保つことができるということです。
私の受信トレイはいつも、メール0件です。素晴らしい。やることだけ残しておけば、仕事の漏れもない。iphoneでメール確認するたびに、残ってる仕事(メール)がこびりついてて、気持ち悪いからやらなければいっぱいになってしまう。部屋がゴミまみれでは掃除する気にはなりませんが、綺麗な部屋にポツンとバナナの皮がひとつ落ちていると、不思議と、ご丁寧にひろって、ゴミ箱に捨てようと思うものです。

というわけで、アーカイブ機能とってもお薦めなのでぜひ使ってください。
PC上だと、ゴミ箱のアイコンしか目につかないので、アーカイブのやり方がよくわかりませんが、ショートカットキーをONにした状態で、[shift]+[e]でアーカイブです。ちなみに、[shift]+[#]でゴミ箱。読み終わったら、四角にチェックして、[shift]+[e]で、安定です。今後交際をやめようと思っている友達のメールや楽天からのしつこい広告メールは[shift]+[#]でゴミ箱。迷惑メールだけど、ちょっとでも学ぶものがあったり、あとでほしくなるカモと思ったら[shift]+[e]。読み終わったら、[shift]+[e]。処理した案件も[shift]+[e]。

これで、Gmailがウンと役立ちます。

私はやりたくないことは、全部アウトソースする派ですが、こればかりはアウトソースできないことですので、しっかりと私みたいにパソコン苦手な人でも、Gmailの使い方は覚えておきたいところですね!

参考にしたもの

記事;Gmail歴7年の僕が絶対におすすめする設定方法とテクニック:すごく参考になった。彼にならって、私もいまはオール非表示です。ほりえもんのソーシャル使いこなし術みたいな本もほぼ同じコンセプトだよね。できる人は、やっぱりこのスタイルだな。

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